Entender o que é gestão de frotas é fundamental se você deseja elevar a produtividade e a eficiência da sua transportadora. Sem falar na redução de custos que um bom gerenciamento dos veículos causa.
Ela diz respeito à gestão de todos os processos que envolvem o trabalho de motoristas e veículos, de ponta a ponta: desde a escolha dos veículos e do procedimento para adquiri-los até a entrega do produto ao cliente final.
Percebeu a importância desse gerenciamento para os resultados da empresa? Por isso, selecionamentos informações valiosas para você compreender o que é gestão de frotas, seus principais tipos e como fazer um controle eficaz. Boa leitura!
O que é gestão de frotas?
A gestão de frotas é o gerenciamento de todos os processos que envolvem motoristas e veículos usados por uma empresa. Ela tem a função de garantir o bom funcionamento da parte estratégica e operacional do setor para que tudo ocorra sem gastos desnecessários de tempo e dinheiro.
A gestão pode ser realizada por um líder dentro do setor de logística, gestor de outro setor ou então por uma empresa terceirizada.
As principais funções de um gestor de frota são:
- escolher os melhores veículos para compor sua frota, definindo tamanho e os tipos adequados para a carga transportada;
- cuidar de todos os procedimentos de compra da frota, como licenciamento, IPVA, emplacamento etc;
- acompanhar o desempenho e a produtividade dos motoristas e a satisfação do cliente final com o prazo e a qualidade da entrega;
- monitorar os veículos e determinar manutenções e revisões;
- analisar indicadores da frota em sistemas de gestão;
- elaborar planejamento estratégico e plano de ação para os processos logísticos da empresa, identificando boas oportunidades e reduzindo gargalos;
- monitorar os custos e criar planos para reduzi-los.
Quais os tipos de gestão de frota?
Os principais tipos de gestão de frota são três: gestão de ativos (veículos); gestão de insumos (materiais necessários para o funcionamento da frota); e gestão de comportamento (dos motoristas). Eles devem fazer parte de todo gerenciamento de uma empresa para tornar o trabalho eficaz e de alta qualidade.
Quando falamos sobre quais os tipos de gestão de frota, também podemos citar as variedade de frotas disponíveis de acordo com o mercado de atuação da companhia.
Uma organização que trabalhe com itens menores ou transporte de colaboradores não precisa de grandes caminhões. Em muitos casos, por exemplo, carros leves como SUVs e utilitários servem.
Um grande exemplo são os carros usados por empresas de telefone e internet, geralmente são pequenos.
Já propriedades rurais precisam de caminhões de transporte de carga ideais para o produto que será carregado. Caminhões para transporte de carga seca são bem diferentes dos que transportam cargas vivas, por exemplo.
Leia também: Frota de caminhões: o que você precisa saber sobre o assunto
Como fazer o controle de frotas?
Para fazer o controle de frotas é preciso: determinar se a frota será própria ou terceirizada; fazer um planejamento estratégico; escolher um sistema de gestão; integrar outras áreas envolvidas no uso da frota; e monitorar os resultados de forma periódica, acompanhamento de indicadores de desempenho dos motoristas e dos veículos.
1. Definir se a frota será própria ou terceirizada
O primeiro grande passo é fazer cálculos e entender qual opção é mais rentável: ter frota própria ou contratar uma empresa terceirizada? Entenda melhor sobre cada uma dessas alternativas.
- Frota própria: possui veículos comprados pela companhia. Apesar de ter um investimento inicial alto, a frota própria ajuda a centralizar os processos do setor e fazer uma gestão mais próxima dos motoristas e veículos.
- Frota terceirizada: composta por veículos que a empresa aluga/contrata durante um determinado período. Algumas vantagens são: redução de custos, perda por depreciação e melhor previsibilidade de gastos
2. Fazer um planejamento estratégico
Depois de decidir qual será o tipo de frota adquirida, é preciso planejar cada passo e processo da área.
Isso inclui definir os veículos, seus valores, realizar um planejamento de aquisição, treinar os motoristas, determinar etapas do processo logístico, criar plano de ação e monitorar os resultados.
3. Gerenciamento das despesas com frete
Para garantir uma gestão logística eficiente é necessário controlar e gerenciar os custos das despesas com frete da sua empresa.
O Banco Randon possui uma linha de crédito chamada de Frete Pós-Pago, focada em atender principalmente transportadoras e gestores de frota que precisam de uma solução para as despesas com frete.
Ao contratar uma solução como o Frete Pós-Pago, o cliente pode adiantar uma parte do valor dos fretes que irá realizar e, assim, rentabilizar e capitalizar o seu negócio, as taxas de juros são competitivas e o pagamento do empréstimo é feito direto ao banco cedente ao encerrar o frete.
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4. Escolher um sistema de gestão
A tecnologia é a principal aliada de um gestor. Não há como fazer um controle de frotas eficiente sem o apoio de sistema de gestão, que coletam, armazenam, integram e analisam dados e informações referentes a cada rota, motorista e carga.
A vantagem é ter todas as informações reunidas em um só local auxiliando a tomada de decisão, que passa a ser mais rápida e precisa.
5. Integrar outras áreas da empresa
É fundamental que o gestor de frota tenha uma boa relação com outros setores envolvidos no processo de logística da empresa, como jurídico, financeiro e RH. Uma ideia é, antes de realizar o planejamento e a política de frotas, consultar os líderes das áreas.
Isso deixará bem claro as normas e regras para seguir as etapas dos processos e utilizar os veículos adequadamente.
6. Monitorar os resultados frequentemente
Com o uso do sistema de gestão e todas as diretrizes estabelecidas, lembre-se de acompanhar os indicadores de frota periodicamente. Lembre-se que os processos são dinâmicos e podem ser adaptados de acordo com gargalos, ajustes e mudanças internas e externas.
Qual tipo de empresa pode ter frota?
Empresas de todos os portes e segmentos podem ter frota, independentemente do tipo de veículo. É possível ter carros utilitários para o transporte de colaboradores ou então SUVs, caminhões, vans etc. Isso varia também de acordo com a companhia: uma de energia não precisa só de grandes veículos, por exemplo.
Geralmente, nas empresas com frotas pequenas, a gestão é realizada por setores como de operações ou administrativo. Já organizações com frotas maiores costumam ter um líder dentro do próprio setor ou então criar uma área apenas para esse gerenciamento.
Como escolher uma empresa de gestão de frotas?
Para escolher uma empresa de gestão de frotas e terceirizar esse trabalho, é fundamental pesquisar sobre a reputação da marca, além de sua experiência no mercado. Peça feedbacks para seus clientes antigos ou atuais e verifique as soluções oferecidas, entendendo se atendem à sua demanda.
Uma empresa de gestão de frotas precisa ter um bom custo-benefício com foco em otimizar tempo e gastos. Além disso, é importante que ela trabalhe com sistemas tecnológicos que permitam um acompanhamento integral do setor. A tecnologia eleva a produtividade e torna as tomadas de decisões mais assertivas.
Por fim, outro ponto que deve ser considerado na escolha é o atendimento prestado pela companhia. O ideal é que seja 24 horas e realize os serviços rapidamente, quando for preciso.
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