Kaizen: saiba o que é e como utilizar esse método

Você já ouviu falar do método Kaizen? Podemos dizer que a cultura japonesa se caracteriza por sua visão de mundo filosófica — motivo pelo qual o Japão se destaca por mentes brilhantes e empresas que são modelos para o mercado.

Essa metodologia foi criada no país, na década de 50, com o objetivo de reconstruí-lo depois da Segunda Guerra Mundial. A sua finalidade é aprimorar a produção, apresentar uma melhoria contínua ao negócio e diminuir ineficiências.

Se você tem interesse em conhecer mais sobre o significado do Kaizen e descobrir como usar esse método, continue a leitura do post para conferir os detalhes. Vamos lá!

O que é Kaizen?

O método Kaizen — que significa "melhoria contínua" — foca, como o próprio significado sugere, a procura por melhorias. Afinal, independentemente do que você faz, sempre há como fazer melhor. Em sentido amplo, trata-se de uma metodologia que tem relação com o conceito de otimização, mostrando como é possível atingir o aprimoramento.

Em razão do seu conceito, esse método costuma ser usado com frequência pela área de marketing como um sistema de gerenciamento voltado para a constante melhoria dos processos. Nesse contexto, o objetivo é reduzir ineficiências e práticas negativas que diminuem o desempenho do sistema de uma empresa.

Assim, por meio de pequenos processos de mudança, é possível perceber impactos relevantes e positivos a longo prazo utilizando o método Kaizen.

Para que esse método serve?

O método Kaizen proporciona um progresso constante aos processos por meio da criação de alguns padrões de qualidade e da sua mensuração. Para entendermos para que serve, de fato, essa metodologia, podemos olhar para as suas vantagens. As principais são:

a diminuição de custos;
o aumento da produtividade;
a diminuição de desperdícios na organização;
o aprimoramento da qualidade;
a elevação dos níveis de satisfação dos clientes.

Inclusive, é válido dar destaque especialmente para a produtividade. Afinal, a implementação de uma cultura ágil e o aprimoramento de processos por meio da adoção de ferramentas, atualmente, são fatores fundamentais para as empresas brasileiras.

Nesse sentido, a melhoria contínua que é pregada pela metodologia Kaizen tem como um dos seus principais benefícios, justamente, a elevação dos níveis de produtividade. Em outras palavras, a famosa frase “fazer mais com menos” é colocada em prática.

Quais são as suas principais etapas?

O método Kaizen conta com os cinco “S” no intuito de diminuir ou de acabar com os períodos improdutivos e para planejar o passo a passo de um sistema de produção aprimorado. São eles:

seiketsu — envolve o cuidado com a higiene, tanto pessoal quanto do ambiente;
seiso — abrange a manutenção da limpeza e da ordem;
seiri — envolve fazer uma classificação entre inútil e útil;
seiton — implica ordenar o útil e decidir acerca do inútil;
sheitzuke — abrange a promoção do autocontrole e da disciplina para aprimorar a produtividade.

Onde o método Kaizen pode ser aplicado?

É possível aplicar as cinco etapas do método Kaizen tanto no ambiente profissional quanto na vida pessoal (para aprender a se planejar financeiramente ou captar recursos, por exemplo). Mas, em geral, a metodologia costuma ser mais adotada pelas empresas.

Via de regra, todos os departamentos de uma companhia podem aplicar o Kaizen. No entanto, o seu foco se concentra nos fatores que têm mais chances de gerar um retorno financeiro maior.

Os setores de uma organização que costumam precisar de soluções mais rápidas são aqueles que devem responder com agilidade às insatisfações dos consumidores. Como exemplos, é possível citar o de tecnologia, o de desenvolvimento de produto etc.

Quando os clientes de uma empresa estão insatisfeitos, as consequências costumam ser sentidas no fluxo de caixa — motivo pelo qual é fundamental sempre buscar a melhoria contínua, especialmente nas áreas mais críticas. Os projetos que impactam diretamente os lucros corporativos costumam compor o alvo da metodologia.

Contudo, o Kaizen pode ser relevante para diversas áreas, como as que envolvem os seguintes aspectos:

custos — diminuição de despesas, do uso de material, de mão de obra, de recursos e de energia;
segurança — aprimoramento das condições de trabalho e diminuição dos danos ao meio ambiente;
qualidade — melhora em serviços, práticas, produtos, processos e no ambiente de trabalho;
gestão — impactos positivos sobre a administração, os fluxos dos processos, os procedimentos, os sistemas de informação e a elaboração de relatórios e de documentações;
entrega — diminuição do tempo de entrega.

Inclusive, é válido ressaltar que, apesar de o Kaizen ter sido pensado para a manufatura, também é possível aplicá-lo em outros segmentos, como Tecnologia da Informação, Finanças, Saúde etc.

Como aplicá-lo?

Para que seja possível aplicar o método Kaizen na prática, é interessante seguir algumas dicas, como:

não ficar preso ao passado, procurando sempre substituir ideias tradicionais e fixas por novas;
sempre questionar os padrões e as práticas que são usados a fim de descobrir o que pode ser aprimorado;
procurar pensar em como colocar a melhoria ou a ideia em prática em vez de focar os pontos negativos de algo ou as razões pelas quais algo não pode ser feito. Ou seja, procurar ver o lado positivo da mudança;
colocar em prática as soluções — o que é até mais importante do que buscar a perfeição —, mesmo que a meta não seja totalmente atingida, já que o método apresenta resultados graduais;
procurar agir em vez de dar desculpas;
procurar corrigir quanto antes os erros ao notá-los, pois, para o método Kaizen, não se deve consertar outro dia o que você identificou hoje.

É válido ressaltar que o Kaizen também pode ser visto como uma filosofia. Ou seja, uma forma de pensar e, por isso, o método não deve ser tratado como um projeto com prazo de validade que deve ser concluído. Isso quer dizer que as maneiras de aplicação que apresentamos devem ser vistas como "mantras" por aqueles que adotam a metodologia.

Agora que você já sabe o que é Kaizen e que se trata do resultado de um esforço contínuo que exige a participação de todos os envolvidos, procure colocar em prática a filosofia se você deseja gerar melhorias na sua vida. Isso vale para o âmbito profissional (alavancando a sua empresa, por exemplo) e para o pessoal (mantendo a organização financeira, o equilíbrio emocional etc.).