Contas a pagar: o que é e como fazer corretamente!

É de conhecimento geral que o lucro é a chave principal para que uma empresa tenha sucesso no mercado financeiro. Ele garante que seus negócios se desenvolvam, possibilitando o investimento em novos conhecimentos, processos, tecnologias e na abertura de sedes.

Para que o lucro seja uma meta alcançável, é necessário que sua organização tenha um bom controle da gestão financeira. É fundamental que você conheça e saiba como administrar de maneira correta as contas a pagar e a receber.

Em vista disso, nós preparamos este artigo para ajudar você a tirar as suas dúvidas. Confira!

O que são contas a pagar?

As contas a pagar são todas as obrigações financeiras que a empresa assume, podendo elas ser mutáveis ou fixas, quitadas de forma semanal, quinzenal, mensal ou annual. Dentro desses compromissos a serem liquidados, estão o salário dos funcionários, o pagamento dos fornecedores, a compra de materiais de produção, a contratação de serviços de manutenção e as obrigações tributárias.

Todavia, para que essas responsabilidades financeiras sejam efetuadas da melhor maneira, é essencial que elas sejam organizadas quanto a prioridade, meio de pagamento e prazo limite. À primeira vista, esse tipo de gasto pode não parecer um impulsionador de lucros, entretanto, manter o seu bom controle traz vantagens que viabilizam o alcance desse objetivo.

Quais são as vantagens de realizar um bom controle?

As empresas alicerçam o seu controle financeiro em duas divisões básicas: as contas a receber e a pagar. Essa última, muitas vezes, não é vista com prioridade pelos donos de negócios, mas o seu controle é de suma importância para a saúde financeira da empresa.

O ato de negligenciar a gestão dos gastos da empresa pode trazer riscos para o seu negócio. Mas se engana quem pensa que essa é a sua única vantagem. Veja os principais benefícios:

reduz os custos desnecessários;
diminui as multas e juros por atrasos;
possibilita a realização de previsões futuras;
melhora a reputação da empresa no mercado;
otimiza o tempo das atividades da empresa;
ajuda na definição do preço de venda;
evita desacordos com os colaboradores;
evidencia respeito ao trabalho e salário dos funcionários;
reduz problemas de saúde mental, como depressão e ansiedade.

Atualmente, no Brasil,6,3 milhões de empreendimentos, ou seja, 30% do total de empresas do país, estão inadimplentes. Essa ausência de saúde financeira é consequência do número de pessoas físicas inadimplentes e do aumento das taxas de juros. Esses fatores podem e devem ser evitados com apoio em medidas de controle das despesas.

Pensando nisso, separamos as principais maneiras de fazer o controle das contas a pagar da sua empresa, no tópico a seguir!

Como realizar esse controle?

Devido ao momento pós-pandemia, o gerenciamento das dívidas tem sido um tema abordado de forma mundial. Recentemente, por meio do Fórum internacional de Auditoria Governamental, foi levantado um debate sobre medidas de como promover a redução do endividamento público.

Muitas empresas usam planilhas para realizar a gestão financeira de seus negócios, e por mais que seja um método eficaz, essa ação não pode ser feita de forma isolada. Ela deve sempre ser associada a outras medidas.

Entre elas, estão:

antes de qualquer compra ou contratação de serviço, analisar se há recursos financeiros disponíveis no caixa;
incluir todos os gastos no seu sistema de despesas, principalmente, aqueles que foram parcelados;
conferir se o preço e as condições dos materiais recebidos correspondem aos dados presentes no sistema de despesas;
realizar o pagamento dos impostos sobre serviços, compras e contratações e os registrar no sistema;
não misturar os gastos da empresa com os gastos dos sócios;
acompanhar o seu fluxo de caixa e, quando for preciso, renegociar suas dívidas;
não usar os limites de créditos da sua empresa de forma indevida;
respeitar o prazo e o valor acordado do pagamento dos funcionários e colaboradores;
manter uma reserva de emergência;
cobrar e/ou negociar as dívidas de seus clientes e colaboradores;
investir em um planejamento financeiro para conseguir seu consórcio e adquirir ou renovar a sua frota.
fazer uma captação de recursos financeiros para a transportadora da sua empresa;
criar um centro de custos.

Realizando essas práticas, você será capaz de ter controle sobre as contas a pagar da sua empresa, equilibrando as despesas com a receita obtida. Vale lembrar que todas essas medidas dependem de um registo de informações, ou seja, quanto mais as informações forem registradas de modo manual, mais elas tendem a estar suscetíveis a erros.

Por essa razão, é imprescindível que a empresa invista em tecnologias de automatização e integração. Agora que você já está por dentro do assunto, que tal saber mais sobre as contas a receber? Continue a leitura!

Quais são as diferenças entre contas a pagar e a receber?

As contas a receber são todos os pagamentos que entram no caixa da empresa, podendo ser provenientes de vendas, estornos, restituições, investimentos e devoluções. O controle desse tipo de conta tem como objetivo principal registrar os aumentos e baixas nas vendas dos produtos e/ou serviços ofertados pela empresa.

Além disso, é por meio das contas a receber que o negócio tem conhecimento sobre o prazo do pagamento, os descontos oferecidos, os créditos vencidos ou a vencer, os juros recebidos, o saldo atual e futuro, e quais clientes estão inadimplentes.

Ambas as contas (a receber e a pagar) são muito diversas, no entanto, precisam andar em harmonia. Por isso, abordaremos quais são as principais medidas que o empreendedor deve tomar com relação às contas a receber:

determine as normas de vendas a prazo conforme o fluxo de caixa e a credibilidade do cliente;
evite antecipar o recebimento de crédito;
faça cobranças com tarifas justas, estude sempre os melhores preços no mercado;
cadastre os seus clientes no seu sistema de dados e mantenha a atualização;
use software de gestão financeira para fazer relatórios e acompanhar os recebimentos;
conceda prazos justos aos seus clientes;
crie métodos de cobrança ou proponha acordos de negociações aos clientes inadimplentes;
contrate profissionais especializados em áreas de finanças.

Considerando os aspectos apresentados aqui, manter o controle da entrada e saída do capital de uma empresa é a base primordial da gestão financeira. Somente por meio desse acompanhamento é possível identificar quais pontos precisam ser aperfeiçoados para o cumprimento dos objetivos empresariais.

Vale ressaltar que a realização desse controle não deve colocar as contas a pagar em segundo plano, dando importância apenas às contas a receber. Seu gerenciamento deve ser contínuo e efetivo, a fim de possibilitar a elaboração de estratégias para evitar dívidas, equilibrar as finanças e manter uma boa reserva de emergência.