Como melhorar a gestão de frota? Eleve a produtividade e reduza custos

Se está difícil reduzir custos de combustível, aumentar a produtividade e conter os gastos excessivos com manutenção, é hora de aprender como melhorar a gestão da frota e criar estratégias focadas no crescimento da empresa e, claro, na satisfação do cliente.

Não basta apenas saber o que é controle de frotas. Deve-se estudar profundamente as melhores práticas para realizar esse gerenciamento a fim de coletar e analisar despesas, produtividade e conduta dos motoristas, determinar uma política do setor e do bom uso dos veículos, entre outras ações valiosas para o sucesso da transportadora.

Sabemos que fazer essa gestão não é fácil, pois são muitos detalhes que precisam ser monitorados e estratégias a desenvolver.

Por isso, com foco em facilitar sua busca por um gerenciamento de alta performance, separamos neste texto informações valiosas sobre o tema. Confira!

• O que é controle de frotas?
• Benefícios da gestão de frota
• Como fazer controle de frota?
• Como melhorar a gestão de frota?
• Os softwares para gestão de frotas mais usados

Vamos lá?!

O que é controle de frotas?

O controle de frotas é a administração dos veículos e condutores da empresa. Ele envolve todas as atividades relacionadas ao gerenciamento, como análise dos custos, do consumo, da manutenção, das rotas mais eficientes e econômicas, da produtividade da equipe e outras. O objetivo é reduzir gastos e aumentar o desempenho.

Ele inclui ainda:

• organização e implementação de todas as etapas do processo do setor;
• controle da qualidade e do desgaste dos pneus;
• verificação da necessidade de manutenção e aprovação dos serviços;
• avaliação do trabalho dos motoristas;
• sugestões de melhorias por meio da análise de indicadores de desempenho da frota.

De modo geral, podemos dizer que a gestão de frota envolve três estratégias:

1. controle de despesas: todos os gastos fixos e variáveis relacionados ao funcionamento e à manutenção da frota;
2. controle de ativos: organização das informações e monitoramento das operações via planilhas ou softwares especializados;
3. política de frotas: criação, implementação e acompanhamento da aplicação de normas e diretrizes.

Benefícios do controle de frota

A gestão de frotas é essencial para as finanças da empresa ficarem em dia e possibilitar o crescimento da transportadora, desde as menores até as de grande porte. No fim das contas, esse é um dos pilares da saúde financeira do negócio.

Afinal, os custos para manter uma frota são altos e, se gerenciados de modo ineficiente, podem levar qualquer empresa a prejuízos.

Além disso, citamos outros benefícios da eficiência na gestão de frotas, como: redução de custos, aumento da vida útil dos veículos e de suas peças, otimização das operações, aumento da produtividade, prevenção de acidentes e tomada de decisões mais assertivas.

Leia também: Como melhorar a produtividade da minha frota? Dicas para aplicar agora!

Como fazer controle de frota?

Para fazer o controle de frotas, é necessário seguir algumas etapas essenciais a um bom gerenciamento: diagnóstico, com levantamento e análise de dados e processos; planejamento do fluxo operacional e de estratégias; execução das ações estabelecidas com definição de metas e prazos; e análise dos resultados para realizar melhorias.

Para ficar mais claro, separamos abaixo mais informações sobre essas quatro etapas para fazer um controle de frota de alta performance.

Estude o cenário atual

O diagnóstico da empresa se resume a estudar e analisar a situação atual em que a empresa se encontra. Busque os dados coletados, converse com a equipe e verifique o processo operacional.

Lembramos da necessidade de contar com a tecnologia para coletar, organizar e gerar relatórios com dados em tempo real, evitando que o gestor tome decisões baseadas em suposições e expectativas.

Em paralelo, outras informações podem ser levantadas, como: condições dos veículos, tempo médio de viagem, custos com combustível, pedágio e manutenção, quantidade de multas, motoristas com melhor e pior desempenho etc.

Monte um planejamento estratégico

Depois de analisar cada detalhe da frota e das operações envolvidas no processo logístico, monte um planejamento estratégico e um plano de ação com processos estruturados, metas definidas, pontos de melhorias, alternativas para diminuir e/ou eliminar custos e objetivos a serem conquistados.

Coloque o plano em ação

Agora que está tudo organizado e estruturado, é hora de envolver a equipe e explicar todos os pormenores do planejamento para elevar o engajamento e, também, tirar possíveis dúvidas.

Acompanhe os resultados

Uma boa gestão de frotas não é engessada. Ela é dinâmica e flexível, adaptando-se às necessidades da empresa e do mercado. Logo, só é possível entender o que deve ser melhorado se houver um monitoramento adequado dos indicadores de desempenho.

Estipule um período para conferir os resultados e entenda se as estratégias estão dando certo ou precisam de alguns ajustes.

Continue aprendendo: 5 melhores práticas para a redução de custos na transportadora

Como melhorar a gestão de frota?

Para melhorar a gestão da frota, é preciso criar um cronograma de manutenção preventiva; implementar um bom software com telemetria e relatórios em tempo real; conhecer profundamente todas as despesas fixas e variáveis ao longo dos meses; definir as melhores rotas; e monitorar de perto o consumo de combustível.

Nesse contexto, destacamos que todas as atividades que envolvem a eficiência na gestão de frota resultam em redução de custos, aumento do desempenho e maior satisfação do cliente final da transportadora.

Entenda abaixo como melhorar o controle de frota!

• Faça a manutenção preventiva e periódica: pode até parecer um gasto desnecessário, mas a manutenção preventiva evita despesas muito altas com quebra de peças e paralisação do veículo, além de aumentar a vida útil da frota e oferecer mais segurança aos condutores.
• Tenha um sistema para frotas: usar um software para gestão de frotas permite a melhor organização das informações e análise dos indicadores de desempenho, além de proporcionar tomadas de decisão mais ágeis e baseadas em dados.
• Conheça todos os gastos fixos e variáveis: isso ajuda a entender quando é o melhor momento para renovar a frota e identificar despesas excessivas ou desnecessárias, criando estratégias de redução de custos.
• Estipule as melhores rotas: entenda quais rotas gastam menos e são mais seguras e rápidas para a entrega.
• Monitore o consumo de combustível: o abastecimento é um dos maiores gastos de uma transportadora. Logo, identifique excessos, quem geralmente gasta mais e manutenções que podem ser feitas para reduzir o consumo de combustível.
• Use a telemetria: bons softwares para gestão de frotas têm a possibilidade da telemetria, que, em tempo real, fornece informações ao sistema sobre o dia a dia dos veículos, como velocidade, consumo de combustível, má condução ao volante etc.

Os softwares para gestão de frotas mais usados

Existem diversos softwares para gestão de frotas no mercado, voltados para transportadoras de diversos tamanhos e modelos de negócio. Entre eles, os mais usados e renomados no setor são:

• Localiza Gestão de Frotas;
• Rabbot;
• Cobli;
• RotaExata;
• Ticket Log.

Como renovar minha frota?

Em toda gestão, há aquele momento de aumentar ou renovar a frota. E o consórcio de caminhões ou outros veículos é uma das formas mais seguras e flexíveis de adquirir um bem mais moderno e econômico.

Isso porque o consórcio não cobra entrada, nem taxas de juros, incluindo nas parcelas mensais as taxas administrativas, de fundo reserva e/ou seguro.

Periodicamente, um ou mais consorciados são sorteados e recebem a carta de crédito para comprar o veículo desejado. E o melhor é que o gestor, ao acompanhar os dados da frota, consegue planejar sua próxima aquisição, sem impactar as finanças corporativas.

Saiba como funciona o consórcio e como sua empresa pode fazer parte dele para melhorar a gestão de frota ao contar com veículos mais eficientes, modernos e econômicos!