Não adianta fugir: se você trabalha com contratação de fornecedores, é de extrema importância aprender o que é RFI e a diferença dele para outras siglas, como RFP e RFQ.
Todos eles são documentos essenciais para contratar os fornecedores mais alinhados com a estratégia de negócio e as necessidades corporativas.
A propósito, não é fácil terceirizar serviços, como o de transporte de cargas. É preciso avaliar diversos aspectos para que a parceria renda bons frutos a todos os envolvidos. Porém, para isso, é preciso entender quais são as especificações que devem ser atendidas.
E como fazer isso? Bem, com a elaboração desses documentos. Continue a leitura e confira qual a diferença entre RFP, RFQ e RFI, a importância do RFI e como fazer um completo, visando evitar problemas e desperdícios.
O que é RFI?
A sigla RFI significa Request For Information. Em tradução para o português, quer dizer Pedido ou Solicitação de Informações. Como o nome já indica, esse documento é a reunião de um pedido de dados sobre um fornecedor em potencial. Ele busca saber, por exemplo, estrutura, serviços e política da empresa.
Além disso, ele pede informações de fornecedores sobre:
- história da companhia, tempo de mercado, experiência no setor, porte e faturamento médio;
- CNPJ, razão social e nome fantasia;
- quantidade de colaboradores, clientes e veículos (em caso de transportadoras);
- disponibilidade e tamanho da frota;
- região em que atua, dentro e/ou fora do país;
- existência ou não de filiais e suas localizações;
- referências comerciais;
- certificados conquistados;
- se há parcerias com outros fornecedores, como mecânicos e concessionárias;
- cases de sucesso e diferenciais da marca.
Em suma, a ideia do documento RFI é conhecer profundamente a empresa e como funciona seu serviço, indo muito além das informações divulgadas em sites, redes sociais e catálogos.
O objetivo é entender se a transportadora (ou outro tipo de fornecedor) realmente atende às demandas da sua companhia. E mais: sem o compromisso de fechar negócio.
Qual a diferença entre RFP, RFQ e RFI?
A principal diferença é: o RFI pede informações aos fornecedores, o RFP é a apresentação da proposta de parceria e, por fim, o RFQ fornece mais detalhes do serviço que será prestado. Isto é, cada um deles serve para um momento distinto da busca e contratação de empresas terceirizadas.
Já que explicamos o que é RFI e para que ele serve, confira uma definição breve de cada um dos outros dois documentos para terceirização de frotas e outros serviços.
RFP
O documento Request For Proposal, conhecido pela sigla RFP, é enviado depois do RFI. Ele é definido em português como Pedido ou Solicitação de Proposta.
Ao conhecer melhor os fornecedores potenciais, a empresa faz uma seleção de quais possuem mais sinergia com a atividade executada. Logo, envia um outro documento para receber propostas e comparar orçamentos e condições comerciais.
O Request For Proposal deve incluir as mesmas informações para todos os concorrentes, a fim de tornar o processo competitivo justo e qualificado.
A ideia é corresponder às necessidades da empresa e propiciar informações sobre o negócio para os fornecedores enviarem uma proposta completa e adequada.
Cite, por exemplo:
- região de atuação da sua empresa;
- quantidade da demanda diária, semanal e mensal, inclusive em datas sazonais;
- quilômetros rodados por mês;
- necessidade ou não de personalização dos veículos com a identidade visual da marca.
E não se esqueça de perguntar:
- se há rastreamento e sistemas modernos de gestão e monitoramento de frota;
- prazo do contrato;
- especificações dos veículos da frota, como categoria, potência e limite de carregamento.
RFQ
Já o Request For Quotation, definido como Solicitação de Cotação, é o último documento desse tipo enviado aos fornecedores selecionados depois do envio da proposta. Após atenderem às especificações e necessidades da empresa, ela pede o orçamento do serviço.
Esse é o momento do fornecedor dar mais detalhes sobre as especificações citadas no RFP, incluindo dados como:
- especificações técnicas da frota e dos serviços e/ou produtos;
- detalhes da entrega e informações sobre o que é esperado;
- cotação comercial, com regras e normas definidas;
- principais cláusulas do contrato;
- instruções operacionais;
- prazo de resposta;
- e tudo o que for preciso para a tomada de decisão.
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Qual a importância de um RFI?
A importância de um RFI é justamente coletar dados estratégicos e valiosos sobre os possíveis fornecedores, atendendo às estratégias empresariais e evitando conflitos futuros, insatisfação dos clientes e desperdício de tempo e dinheiro. Esse documento possibilita uma tomada de decisão mais assertiva e eficiente ao fechar parcerias comerciais.
Nesse contexto, a negociação fica mais transparente e ajuda a empresa a eliminar concorrentes que não atendem às especificações necessárias, como disponibilidade da equipe, serviços prestados e estrutura adequada.
Como fazer um RFI?
Para fazer um RFI, é necessário estudar profundamente as necessidades e todas as demandas exigidas para o bom funcionamento da sua empresa. Por sinal, uma dica de ouro é adicionar perguntas abertas para que o fornecedor consiga responder o máximo de informações sobre seu negócio.
Depois de reunir todos os requisitos, monte um esqueleto do seu documento para não se esquecer de nenhum tópico. Uma sugestão é envolver a equipe e outros gestores para que nada seja esquecido e as demandas sejam atendidas.
Em paralelo, outras dicas valiosas de como fazer um RFI são:
- defina o objetivo da compra ou contratação do serviço;
- monte um cronograma para entender o melhor momento de enviar cada um dos documentos aos fornecedores em potencial;
- evite usar modelos prontos, afinal, cada negócio tem particularidades e necessidades distintas;
- no RFI, não pergunte sobre preços e valores, foque apenas em coletar informações sobre a empresa e suas soluções, com as devidas informações técnicas. Os valores entram em pauta apenas no RFP.
Com essas dicas, é hora de colocar a mão na massa e produzir um documento completo e estratégico para contratar o melhor fornecedor para sua empresa, ou seja, aquele que apresenta o melhor custo-benefício.
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